Praca zdalna: Jak wspierać pracowników w czasie koronawirusa?

Pandemia koronawirusa zdecydowanie zaburzyła niejedną firmową rzeczywistość. Większość przedsiębiorstw masowo wysłała pracowników do pracy zdalnej. I mimo, że część z nas na pewno już kiedyś doświadczyła pracy w domu, niekoniecznie jednak na tak długo, niekoniecznie całymi zespołami, a już na pewno nie w takich okolicznościach. Gdzie do codziennego, nieraz zwyczajnego stresu w pracy, dołączył lęk o zdrowie własne, bliskich i o przyszłość.

Pojawia się zatem spore wyzwanie dla kadry zarządzającej, liderów oraz osób z działów HR. Co robić, żeby pomóc pracownikom w tej nietypowej sytuacji, jak się komunikować, jakie podjąć działania, aby utrzymać zaangażowanie, zainicjować wśród pracowników poczucie jedności i wsparcia, podtrzymać motywację? Albo po prostu – jak pomóc wypełnić im wolny czas, bo to świetna okazja do inspirowania siebie nawzajem.

Praca zdalna – komunikacja

Sytuacja, w której wszyscy aktualnie się znaleźliśmy, wymaga szybkiego reagowania i bieżących komunikatów – otwartych i transparentnych. Pracownicy oczekują kluczowych informacji o wprowadzonych zasadach, podjętych działaniach, decyzjach dotyczących ludzi i aktualnej sytuacji firmy. Ważna jest regularność informacji i to, aby wychodziła ona “z góry”. Jeśli kadra zarządzająca będzie odpowiednio zaangażowana i podejmie działania prewencyjne, pozwoli to w pewien sposób zbudować w pracownikach poczucie, że jak „wybuchnie bomba”, to będziemy na nią przygotowani.

W komunikacji kryzysowej ważne jest słuchanie, co mówią pracownicy i odpowiadanie na ich pytania, oczekiwania czy frustracje. Dobrym pomysłem jest stworzenie kanału dyskusyjnego i wykorzystanie narzędzi do wymiany informacji, za pomocą których każdy będzie mógł włączyć się w rozmowę, powiedzieć o swoich obawach, oczekiwaniach. Ale nie tylko. To też okazja do wspólnych poszukiwań możliwości. Do burz mózgów, podczas których wszyscy zastanawiają się, co jeszcze realnie możemy zrobić i jak wykorzystać aktualną sytuację, aby szybko odrobić straty po powrocie do normalności.

Musimy pamiętać, że to też czas na zmianę pewnych nawyków w zarządzaniu i codziennej komunikacji. To nie jest dobra pora na wymaganie nadmiernej efektywności, ocenianie i przesadną kontrolę. Bądźmy świadomi, że w kryzysie ludzie mogą reagować zmiennie. Wykażmy się empatią i zrozumieniem. Bądźmy cierpliwi i doceniajmy starania.

Kanały komunikacji z pracownikami

Opierając się o nasze doświadczenie i firm o podobnej specyfice pracy, możemy wyróżnić właściwie 3 główne metody komunikacji z zespołem:

1. Mail – jako podstawowy przekaźnik kluczowych informacji
2. Intranet, Asana, dysk Google – tzw. wikipedie pracowników, zbiory wiedzy, formularzy, procedur, projektów itp.
3. Wewnętrzne aplikacje i komunikatory pozwalające pozostać w codziennym kontakcie ze współpracownikami. Tu chętnie dzielimy się przykładami z naszego firmowego podwórka:

• • Slack – narzędzie do tworzenia otwartych kanałów dyskusyjnych, ale też prywatnych rozmów, hyde park z wymianą informacji o wszystkich i o niczym.
  • Google Hangouts, Zoom, Skype, Teams – programy do wideokonferencji

W trakcie #zostańwdomu róbmy razem fajne rzeczy!

Niezmiennie najważniejsza jest komunikacja o sprawach bieżących i… odpowiadanie na rzeczywiste potrzeby pracowników. A tu śmiało i jednogłośnie wszyscy twierdzimy, że chcemy powrotu do codziennych starych nawyków i kontaktu z ludźmi. Niestety nikt nie jest w stanie przewidzieć, jak długo potrwa obecna sytuacja. Dlatego musimy się do niej przystosować i nauczyć się w niej funkcjonować. Przenieśmy więc działania offline do online. Szukajmy rozwiązań, które będą integrować wokół dowolnej idei, aktywizujmy pracowników, zadbajmy o kontakty międzyludzkie i integrujmy się. Po prostu coś róbmy!

Poniżej dzielimy się z Wami naszymi pomysłami z sieci.

Wspólne inicjatywy w trakcie pracy zdalnej

Trudny czas doskonale mobilizuje ludzi do działań. Siedząc w domu przed monitorami komputerów, potrafimy zjednoczyć się jak nigdy, aby pomóc i wesprzeć innych. Niektóre firmy przekazują część dochodów, inne produkują odzież ochronną dla służb medycznych itd. Nie muszą to być wielkie akcje – w tym momencie nawet najmniejsze działania są ważne i wspierające. A dla samej firmy i jej pracowników będą mieć znaczenie angażujące i integrujące.

#Dziękujemy

#SempaiTeam nakręcił krótkie wideo (oczywiście zachowując wszelkie środki bezpieczeństwa! :)), w którym dziękuje tym, którzy w przeciwieństwie do nas – muszą wyjść z domu, aby pracować:

Link do oryginalnego posta na FB: https://sempai.link/Dziekujemy

#Ćwiczewdomu

W ramach #zostańwdomu wzięliśmy udział w wyzwaniu #cwiczewdomu. Akcję zapoczątkowała sieć sklepów Decathlon, zachęcając sportowców, konkurencję i wszystkich chętnych do bezpiecznych ćwiczeń w domu. Jako, że niejedno sportowe doświadczenie mamy za sobą, nie trzeba było długo nas namawiać…
Przy okazji, sięgając w przeszłość, sprzedajemy Wam fajny tip na przyszłość – zorganizowaliśmy wewnętrzną rywalizację na Endomondo “Robie formę na jesień”. Efekt? Setki kilometrów na rowerze, rolkach i własnych nogach i niezwykle wzmocniony duch walki :).

Link do oryginalnego posta na FB: https://sempai.link/cwiczewdomu

#PlaylistaSpotify

Współcześni melomani doskonale znają narzędzie Spotify, czyli cyfrową biblioteczkę z milionem utworów muzycznych i innych treści od artystów z całego świata. Aby uprzyjemnić sobie i przy okazji innym pracę, stworzyliśmy listę pozytywnych muzycznych kawałków. Przeznaczenie oczywiście może być dowolne – równie dobrze przydaje się do sprzątania i na spacer… do sklepu oczywiście!

Wystarczą 3 proste kroki :

1. Tworzysz na profilu firmowym playlistę
2. Ustawisz playlistę jako współtworzoną, dzięki temu każdy użytkownik z aplikacją może dodawać utwory (dowolną ilość :))
3. Udostępniasz link lub profil … a potem zostaje już tylko słuchanie 🙂

Zobaczcie co nam wspólnie udało się stworzyć
? https://sempai.link/spotify-Sempai-Positive-Vibes

Wirtualne spotkania … i gry

Nowa sytuacja bardzo szybko przyczyniła się do reorganizacji codziennego – normalnego funkcjonowania, a w dużej mierze – do poczucia izolacji. Zniknęły codzienne spotkania i pogawędki przy kawie, obiedzie czy papierosie. Łatwo jest utracić poczucie przynależności. Idealną alternatywą na ten czas jest organizacja wirtualnych spotkań, tzw. remote coffee czy remote lunch przy wykorzystaniu kanałów komunikacji online. Wystarczy ustalić godzinę, przygotować kawę albo obiad … i przejść do konsumpcji i luźnych dyskusji.

A w ramach przerwy i wspólnej rozrywki lub wypełnienia czasu wolnego po pracy, zachęcamy do rywalizacji i gier online. Na rynku mamy dostępnych wiele bezpłatnych możliwości:

1. Kurnik.pl – tego portalu nie musimy za bardzo przedstawiać – legenda gier online. Użytkownicy zakładają pokoje, w których rozgrywają partie różnych gier. Świetnie sprawdzają się kalambury!
2. Board Game Arena (BGA) – https://boardgamearena.com/ – szeroki wybór planszowych i karcianych gier, z dużym naciskiem na współczesne (w stylu „europejskim”) gry planszowe. Bez ściągania, bezpośrednio z przeglądarki. Możesz grać z kolegami z pracy i tysiącami graczy z całego świata. Znajdziecie tu popularne pozycje, takie jak: Carcassonne, 7 Cudów Świata, Terra Mystica, Kingdomino czy Sabotażysta i wiele innych.
3. Habitica – https://habitica.com/ – aplikacja do budowania nawyków i poprawienia produktywności, w której tworzymy swojego awatara, wojownika, maga czy innego herosa, który zbiera doświadczenie i manę. Choć w Habitica można grać w pojedynkę, prawdziwa zabawa zaczyna się, kiedy starasz się współpracować i rywalizować z innymi graczami, którzy rozliczają Cie z wykonanych zadań.

Zadbajmy o komfort fizyczny w trakcie pracy zdalnej

#homeoffice rządzi się swoimi prawami. Domowe biuro to nie to samo co te w firmie. Jesteśmy zdani na permanentne siedzenie w domu. I mimo, że każdy pracownik Sempai miał możliwość zabrania krzesła biurowego ze sobą i wszystkich innych elementów, które w jakikolwiek sposób ułatwią pracę w domu (poza expressem do kawy:)), część już odczuwa fizyczny dyskomfort.

Nie czujemy się gotowi na oferowanie treningów online (jeszcze!), ale chętnie podzielimy się tym, co znaleźliśmy w social media:

#ZOSTAŃWDOMU, ale #ODKLEJSIĘODKRZESŁA

Inicjatywa organizowana przez Justynę Jakubczyk z Tancerka w biznesie oraz Deskwise. Inspirujące live’y, treningi mikroaktywności, wywiady z ekspertami. Wszystko co pomoże poprawić naszą kondycję, stworzyć ergonomiczne miejsce pracy a przy okazji być może podnieść efektywność. Jak dołączyć i być na bieżąco? Wystarczy wziąć udział w wydarzeniu:

Pro Fizjo vs. home office – zadbaj o swoje plecy w domu!

Codzienna dawka ćwiczeń od Pro Fizjo, które pomogą zadbać nam o nasze plecy, kolana i wszystkie inne części nadwyrężone podczas długiego siedzenia przed komputerem.

Więcej: https://www.facebook.com/events/571641330119483/?active_tab=about

Wsparcie dla pracujących zdalnie rodziców

Praca zdalna i opieka nad dziećmi zdecydowanie nie idą w parze. Każdy rodzic, a zwłaszcza małego przedszkolaka z pewnością mierzy się teraz z nie lada wyzwaniem. Aktualnej sytuacji nie jesteśmy w stanie zmienić, ale na pewno możemy spróbować pomóc naszym pracownikom, podrzucając im pomysły na ten czas lub samemu je tworzyć. Ambitnie do sprawy podszedł zespół Nationale Nederlanden, przygotowując zdalne animacje dla dzieci oraz tworząc specjalną grupę zrzeszającą rodziców wymieniających się pomysłami na atrakcje dla dzieci.

Zdajemy sobie sprawę, że o ile stworzenie grupy to nic trudnego, tak przygotowanie samemu atrakcji to niełatwe zadanie, dlatego łapcie nasze łupy:

• Blog Juniorowo i Crazynauka w ramach akcji #NIEferie przygotował wiele wartościowych i niebanalnych treści i zajęć na czas pozostania w domu. Przykład? Film z przelotu nad powierzchnią Marsa, wirtualne zwiedzanie Kopalni Soli w Wieliczce. Wasze dzieci, a nawet Wy sami nie będziecie się nudzić:
  • https://www.crazynauka.pl/category/nieferie/
  • https://www.juniorowo.pl/category/strefa-rodzicow/poradnik-praktyczny/
• Rodzicowo.pl stworzyło listę 100 pomysłów na zabawy: https://rodzicowo.pl/artykuly/co-robic-z-dzieckiem-w-domu-100-pomyslow-na-zabawy/
• Dostępnych jest również wiele płatnych alternatyw, które możecie rozważyć jako dodatkowy benefit, np. Early Stage poprzez platformę online oferuje 2-godzinną naukę angielskiego połączoną ze świetną zabawą

Wszyscy – w większym lub mniejszym stopniu – odczuwamy dramatyzm sytuacji i nieubłaganie czekamy momentu aż to wszystko się skończy i będzie zwyczajnie normalnie! Uzbrójmy się więc w cierpliwość i stawmy czoła trudnościom. Dbajcie o pracowników, stosujcie empatyczną komunikację, szukajcie sposobów na integrację i podtrzymanie morali. Trzymajcie się zdrowo!