Kaizen: co to jest? O japońskiej koncepcji ciągłego doskonalenia się słów kilka

Wygodny fotel, przestronne biurko i nieograniczony dostęp do firmowej kawy to aspekty, które z pewnością podnoszą morale w każdym przedsiębiorstwie, ale utracą one na wartości, jeśli zabraknie w nim możliwości rozwoju. Jak sprawić, by pracownicy chcieli się rozwijać, a tym samym firma zyskiwała na funkcjonalności? Warto stworzyć warunki sprzyjające ciągłemu doskonaleniu się, w czym może pomóc filozofia Kaizen. Czym ona jest i jakie korzyści za sobą niesie? Tego dowiesz się poniżej – zachęcamy do lektury!

Czym jest Kaizen?

Aby dokładnie zrozumieć, czym jest Kaizen, warto poznać znaczenie, jakie kryje się pod tym słowem. Kaizen: co to znaczy? To słowo zapisywane katakaną określa japoński sposób postępowania, a dokładniej filozofię biznesową, która dąży do ciągłego polepszania procesu zarządzania firmą na każdym jej szczeblu. Oznacza to, że każdy pracownik, niezależnie od tego, czy pracuje na linii produkcyjnej, czy w zarządzie, stale poszukuje sposobów na usprawnianie organizacji.

Zasady Kaizen – na czym się opiera ta filozofia?

Jak Kaizen wygląda w praktyce? Zasady Kaizen to w głównej mierze założenia kaikaku, ergonomii, ergonometrii i ekonomiki ruchów elementarnych, dzięki którym możliwa jest optymalizacja metod pracy. Nie bez znaczenia są także rodzaje Kaizen, wśród których wyróżnia się kaizen przepływu i kaizen procesu.

Kaizen przepływu opiera się na przepływie informacji. Pracownicy na każdym szczeblu zatrudnienia wynajdują i zgłaszają rozwiązania, dzięki którym ich codzienna praca może zostać usprawniona. Otwartość kadry zarządzającej na nowe pomysły sprawia, że w ten sposób zyskuje całe przedsiębiorstwo, wciąż się rozwijając.

Kaizen procesu zakłada usprawnianie procesów na poszczególnych stanowiskach pracy. Świetnym przykładem powodzenia Kaizen procesu jest np. lean management systemu produkcyjnego Toyoty.

Korzyści wynikające z filozofii Kaizen w biznesie

Kaizen jako strategia rozwoju biznesu przynosi sporo korzyści. Dzięki niej możliwe jest osiągnięcie wielu celów, z czego najbardziej oczekiwanym wśród wdrażających ją jest skrócenie czasu realizacji poszczególnych procesów przy jednoczesnej poprawie jakości wykonywanej pracy. 

Ciągłe ulepszanie poszczególnych procesów sprawia, że eliminowane są nawet najmniejsze błędy, które mogłyby przyczynić się do występowania poważnych problemów czy usterek. Tym samym zwiększa się poziom proponowanych produktów czy usług. To zaś przekłada się na rosnące zadowolenie klientów i budowanie pozytywnego wizerunku firmy.

Dlaczego warto wprowadzić do biznesu filozofię Kaizen?

1. Skraca czas i poprawia jakość wykonywanych procesów
2. Zwiększa efektywność przedsiębiorstwa
3. Redukuje koszta prowadzonych działań
4. Angażuje pracowników i zwiększa ich przynależność do firmy
5. Zwiększa konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku

Wdrożenie Kaizen, czyli japońskiej koncepcji ciągłego doskonalenia się, przyczynia się również do zwiększania efektywności przedsiębiorstwa. Umożliwia ona lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich i maszynowych, dzięki czemu zwiększa się wydajność ich pracy przy jednoczesnym obniżeniu kosztów produkcji.

Metoda Kaizen zakłada, że pracownicy mają realny wpływ na zmiany w obrębie przedsiębiorstwa. Dając im możliwość aktywnego udziału w procesie jego usprawniania, zwiększa się zaangażowanie, motywację i poczucie przynależności pracowników do firmy, a tym samym zadowolenie z pracy w danym miejscu.

Kultura organizacyjna a metoda Kaizen

W każdej firmie spotkać się można z określoną kulturą organizacyjną, czyli ze zbiorem zwyczajów, tradycji, sposobów zachowań, ale i wartości oraz przekonań. Jest to nieformalny, lecz bardzo ważny aspekt funkcjonowania każdej organizacji – ma on bowiem wpływ na to, w jaki sposób pracownicy się komunikują, podejmują decyzje czy współpracują. Kultura organizacyjna kształtuje całe środowisko pracy, a przy tym wpływa na postawy, zachowania i motywację pracowników. Z tego też względu ma ona kluczowe znaczenie dla skutecznego wdrażania metody Kaizen w przedsiębiorstwie. 

Koncepcja Kaizen zorientowana jest na proces ciągłego doskonalenia, dlatego też kultura organizacyjna musi wspierać i umożliwiać tę współpracę – zwłaszcza gdy chodzi o otwartość na zmiany. Tylko dzięki niej możliwe będzie zastosowanie tej metody i osiągnięcie założonych celów. 

Jak dokładnie kultura organizacyjna wpływa na wprowadzanie filozofii ciągłego doskonalenia się? Dzieje się to m.in. poprzez:

• zaangażowanie pracowników: kultura organizacyjna promująca zaangażowanie pracowników na wszystkich poziomach sprawia, że kultura Kaizen ma większe szanse powodzenia. Pracownicy muszą jednak czuć, że ich opinie i wkład w zmiany są cenione;
• otwartość na komunikację: metoda i filozofia Kaizen opiera się na wymianie pomysłów, aby więc mogła zaistnieć w danej firmie, kultura organizacji musi wspierać otwartość na przepływ informacji pomiędzy różnymi działami, ale i różnymi stanowiskami względem hierarchii;
• poczucie bezpieczeństwa i wsparcia: pracownik, który dzięki odpowiedniej kulturze organizacyjnej dobrze się czuje w swoim miejscu pracy, zdecydowanie szybciej podzieli się swoimi pomysłami na zmiany;
• przyjęcie ciągłego doskonalenia się jako normy: kultura organizacyjna zakładająca ciągłe doskonalenie się jako jedną ze swoich norm sprzyja zachęcaniu pracowników do poszukiwań nowych ulepszeń i rozwiązań.

Warto pamiętać, że powodzenie metody Kaizen w dużej mierze zależy od dopasowania do kultury organizacyjnej w danej firmie. Jeśli kultura zachęca do współpracy, wspiera zaangażowanie pracowników, otwartą komunikację i dąży do ciągłego doskonalenia, metoda Kaizen może skutecznie przyczynić się do wzrostu efektywności i jakości działań w tej firmie. Gdy zaś brakuje w kulturze organizacyjnej szacunku do pracownika i jego pomysłów, koncepcja ta nie będzie miała racji bytu.

Wyzwania związane ze wdrażaniem Kaizen

Metoda Kaizen przynosi wiele korzyści, ale należy liczyć się z tym, że przy jej wprowadzaniu do przedsiębiorstwa można napotkać kilka trudności. Jakie dokładnie wyzwania pojawiają się przy wdrażaniu japońskiej koncepcji ciągłego doskonalenia się? Najczęściej jest to:

• niechęć do zmian: opór na zmiany wynikający z codziennych nawyków i przyzwyczajeń;
• brak zaangażowania: brak entuzjazmu i chęci wsparcia nowych procesów;
• niewłaściwa kultura organizacyjna: niedopasowanie możliwości do potrzeb wewnątrz danej firmy może skutkować niepowodzeniem;
• brak wsparcia ze strony kierownictwa: najlepiej określa to powiedzenie „przykład idzie z góry” – niechęć kierownictwa do zmian będzie skutkował niechęcią ich podwładnych;
• skupienie się na pojedynczych ulepszeniach: małe zmiany przyniosą sukces na krótki okres, dla długoterminowego efektu potrzebna będzie odpowiednio przemyślana strategia;
• szybko zmieniające się środowisko: ciągłe doskonalenie się w szybko zmieniającym się środowisku może być trudnym wyzwaniem i wpływać na konieczność ciągłej zmiany ustalonych strategii i priorytetów.

Jak wdrożyć filozofię Kaizen w firmie?

Wdrażanie metody Kaizen w firmie jest procesem, który wymaga planowania, zaangażowania i systematyczności. Najlepszym sposobem będzie metoda małych kroków. Pierwszym krokiem powinno być zapoznanie pracowników i kierownictwa z filozofią Kaizen oraz korzyściami, jakie może przynieść. Drugim – pełne zaangażowanie kierownictwa, których wsparcie będzie kluczem do sukcesu.

Przeczytaj również: 3 zasady, które pozwolą Ci przetestować Kaizen w Twojej organizacji

Poza tym należy zadbać także o zidentyfikowanie obszarów, które najbardziej potrzebują ulepszenia i mają potencjał do zmiany. Warto zebrać dane dotyczące wydajności i jakości pracy, by poznać problemy i dobrać do nich odpowiednie postępowanie. Ważne jest planowanie, ciągłe monitorowanie oraz otwarta komunikacja, by całość miała szansę powodzenia. Niezbędne będzie też odpowiednie szkolenie pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy oraz zastosowanie wartościowego systemu kryteriów oceny i nagradzania. Wprowadzenie tych aspektów w życie sprawi, że koncepcja Kaizen szybko przyjmie się w firmie.

Jak uniknąć pułapek podczas wdrażania systemu Kaizen?

Filozofia Kaizen sprawdzi się w danej firmie, o ile będzie ona gotowa na wprowadzenie takiego rozwiązania. Z tego też powodu wpierw warto ją przygotować na tego typu działania, a dopiero później wprowadzać je w życie. W jaki sposób to zrobić?

Zdefiniuj wyraźne cele, które chcesz osiągnąć dzięki wdrażaniu Kaizen i unikaj nadmiernego skomplikowania całego procesu. Nie narzucaj zbyt szybkiego tempa zmian, które mogłoby przytłoczyć pracowników. Nigdy nie ignoruj opinii pracowników i pozwól im na przejmowanie inicjatywy przed wdrożeniem Kaizen. Dbaj o ciągłość działań i śledzenie wyników, a nie napotkasz pułapek na swojej drodze podczas wdrażania Kaizen.

Kaizen to japońska koncepcja ciągłego doskonalenia, która ma na celu nieustanne poprawianie procesów, produktów i umiejętności. Pamiętaj, że nawet najmniejsze ulepszenia prowadzą do zmiany na lepsze – a z filozofią Kaizen w Twojej firmie będzie to znacznie prostsze. Nie czekaj, zacznij wprowadzać ją w życie i przekonaj się, jak wiele dobrego może zdziałać!